Sähköinen allekirjoitus

Allekirjoita asiakirjat sähköisesti – nopeasti, turvallisesti ja juridisesti sitovasti

Sähköinen allekirjoitus on muuttanut tapaa, jolla yritykset, organisaatiot ja yrittäjät käsittelevät sopimuksia. Paperisten asiakirjojen tulostaminen, postittaminen, skannaaminen ja arkistointi vievät aikaa, hidastavat päätöksentekoa ja aiheuttavat turhia kustannuksia. Kun allekirjoitus tapahtuu sähköisesti, koko prosessi voidaan hoitaa muutamassa minuutissa riippumatta siitä, missä allekirjoittajat sijaitsevat.

Sovi.fi on suomalainen sähköinen allekirjoitus- ja asiakirjahallintapalvelu, jonka avulla voit lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi turvallisesti, seurata niiden etenemistä reaaliaikaisesti ja säilyttää valmiit dokumentit yhdessä paikassa. Palvelu sopii pienille yrityksille, kasvuyrityksille ja suuremmille organisaatioille.

Sovi.fi:n hinnoittelun lähtökohtana on joustavuus. Maksat vain silloin, kun käytät palvelua. Tämä tekee sähköisestä allekirjoituksesta kustannustehokkaan vaihtoehdon myös yrityksille, jotka allekirjoittavat asiakirjoja vain satunnaisesti.

Mitä sähköinen allekirjoitus tarkoittaa?

Sähköinen allekirjoitus tarkoittaa asiakirjan hyväksymistä digitaalisesti siten, että allekirjoittajan henkilöllisyys voidaan todentaa ja allekirjoituksen tapahtumat voidaan jälkikäteen osoittaa luotettavasti. Samalla asiakirjan eheys säilyy, eikä sitä voida muuttaa huomaamatta allekirjoituksen jälkeen.

Tyypillinen allekirjoitusprosessi etenee näin:

  1. Asiakirja luodaan tai ladataan palveluun.
  2. Vastaanottajat lisätään.
  3. Vastaanottajille lähetetään allekirjoituspyyntö.
  4. Vastaanottajat tunnistautuvat ja allekirjoittavat asiakirjan.
  5. Valmis asiakirja tallentuu turvallisesti kaikkien osapuolten saataville.

Koko prosessi voidaan toteuttaa ilman tulostamista, skannaamista tai fyysisiä tapaamisia.

Miksi yritykset siirtyvät sähköiseen allekirjoitukseen?

Digitalisaation myötä yritykset haluavat vähentää manuaalista työtä ja nopeuttaa liiketoimintaa. Sopimusten odottaminen on yksi yleisimmistä syistä siihen, että kaupat viivästyvät tai projektit eivät käynnisty ajallaan.

Sähköinen allekirjoitus ratkaisee tämän ongelman.

Kun sopimus voidaan allekirjoittaa heti sähköpostista tai mobiililaitteella, päätöksenteko nopeutuu huomattavasti. Samalla vähenevät myös tulostamiseen, postittamiseen ja asiakirjojen arkistointiin liittyvät kustannukset.

  • nopeampia kauppoja
  • tehokkaampaa henkilöstöhallintoa
  • sujuvampaa asiakaskokemusta
  • parempaa tietoturvaa
  • vähemmän paperityötä
  • helpompaa asiakirjojen hallintaa

Sähköisen allekirjoituksen tärkeimmät hyödyt

1. Merkittävä ajansäästö

Perinteinen allekirjoitusprosessi voi kestää päiviä tai jopa viikkoja. Asiakirja tulostetaan, allekirjoitetaan, skannataan ja lähetetään takaisin. Jokainen vaihe lisää viivettä.

Sähköisen allekirjoituksen avulla sama prosessi voidaan usein hoitaa muutamassa minuutissa.

Nopeampi allekirjoitus tarkoittaa myös nopeampaa laskutusta, projektien käynnistymistä ja päätöksentekoa.

2. Parempi asiakaskokemus

Asiakkaat odottavat nykyään, että palvelut toimivat digitaalisesti. Harva haluaa enää tulostaa sopimuksia tai käydä toimistolla pelkästään allekirjoittamassa asiakirjan. Kun allekirjoitus onnistuu tietokoneella, tabletilla tai puhelimella, asiakkaan kokemus paranee merkittävästi.

3. Turvallisuus ja jäljitettävyys

Sähköinen allekirjoitus tarjoaa paremman jäljitettävyyden kuin paperinen allekirjoitus. Jokaisesta allekirjoituksesta jää tapahtumaloki, jonka avulla voidaan myöhemmin todentaa esimerkiksi:

  • kuka allekirjoitti
  • milloin allekirjoitus tehtiin
  • missä vaiheessa prosessi eteni
  • onko asiakirjaa muutettu allekirjoituksen jälkeen

4. Kustannussäästöt

Paperi, kirjekuoret, tulostimet, postitus ja fyysinen arkistointi aiheuttavat yrityksille yllättävän paljon kustannuksia. Kun allekirjoitus tapahtuu sähköisesti, nämä kulut vähenevät merkittävästi. Samalla työntekijöiden aikaa vapautuu tuottavampiin tehtäviin.

5. Ympäristöystävällisyys

Sähköinen allekirjoitus vähentää paperinkulutusta, kuljetuksia ja fyysisen arkistoinnin tarvetta. Yritys voi samalla pienentää ympäristövaikutuksiaan ja edistää vastuullisuustavoitteitaan.

Aloita sähköinen allekirjoitus Sovi.fi:ssä

Olipa kyse yksittäisestä sopimuksesta tai tuhansista asiakirjoista vuodessa, Sovi.fi tarjoaa helpon ja turvallisen ratkaisun sähköiseen allekirjoittamiseen. Sovi.fi:n avulla voit:

  • lähettää asiakirjoja allekirjoitettavaksi muutamassa minuutissa
  • seurata allekirjoitusprosessin etenemistä reaaliaikaisesti
  • käyttää valmiita asiakirjamalleja
  • hallita dokumentteja kansioissa
  • vähentää paperityötä ja manuaalisia työvaiheita
  • nopeuttaa sopimusprosesseja koko organisaatiossa

Luo maksuton tili ja lähetä ensimmäinen asiakirjasi allekirjoitettavaksi muutamassa minuutissa.